Zorgprofessionals

1. Voorbereiden

Ieder project begint met een goede voorbereiding. Dit geldt zeker ook voor de eOverdracht. In deze fase breng je in kaart waar jouw organisatie staat met betrekking tot de eOverdracht. Je zet het onderwerp intern op de agenda in diverse overleggen. Zo breng je alle betrokken collega's op de hoogte en maken zij kennis met de eOverdracht. 

Stappen

In deze fase breng je de uitgangspositie van je organisatie in kaart, stel je een zorginhoudelijke werkgroep samen, doorloop je de startchecklist voor jouw organisatie en zet je eOverdracht op de agenda.


Om hier te komen, kun je de Zelfscan eOverdracht doen en de volgende vragen beantwoorden:

 

  1. Is je organisatie al bezig met eOverdracht?
  2. Wie zijn daar dan bij betrokken?
  3. Wie zou je nog meer willen betrekken?
  4. Wie is beslissingsbevoegd als het gaat om eOverdracht?
  5. Wanneer wil je starten en wat is daarvoor nodig?
  6. Stel een zorginhoudelijke werkgroep samen met zorgverleners vanuit verschillende afdelingen of teams.
  7. Beleg een startbijeenkomst voor een kennismaking en om te bepalen wie welke taken oppakt.
  8. Maak samen een uitgebreide analyse van de situatie. Hierbij kunnen stappen 1 en 2 uit de Checklist eOverdracht een goede leidraad zijn. Je brengt in kaart hoe eOverdracht bijdraagt aan de missie en visie van de organisatie en bepaalt met welke organisaties je wilt gaan samenwerken.
  9. Bespreek deze analyse met de VAR binnen je organisatie en/of de ICT-manager en de Informatieveiligheidsprofessional (CISO of FG), waarna deze besproken kan worden op bestuurlijk niveau.
  10. Bepaal de vervolgstappen en ieders rol daarin. Stem dit af met de projectleider.

Wat doe jij en wat mag je van anderen verwachten?

  • Zorg dat jij als zorgprofessional inspraak hebt op de inhoud van de digitale verpleegkundige overdracht. Bespreek het overdrachtsproces met collega's uit andere zorginstellingen waar je de meeste informatie mee uitwisselt. Maak afspraken met je collega's van de afdeling ICT hoe zij jullie kunnen ondersteunen en maak afspraken met de projectleider over de benodigde randvoorwaarden zoals tijd en geld. Van de intern en extern betrokken collega's mag je verwachten dat zij actief meedenken, input aanleveren en de uiteindelijke analyse onderschrijven.
  • Zoek de Informatieveiligheidsprofessional (zoals een FG, CISO of adviseur informatiebeveiliging) op zodat in de voorbereidingsfase al aandacht is voor informatiebeveiliging en privacy. Dat voorkomt extra werk later in het project.​ Overweeg of de Kickstart IB&P jullie kan helpen.

Veelgestelde vragen

Waarom is het belangrijk om bestuurlijk commitment te hebben?

Hiermee zorg je dat je de benodigde middelen en tijd veiligstelt en zorg je dat er prioriteit aan gegeven wordt. Ook zorg je dat de samenhang met andere domeinen wordt bewaakt.

Wie zijn handig om vanaf het begin al te betrekken?

Om dit project tot een goed einde te brengen heb je minimaal de bestuurder, degene die over IT zaken gaat in jouw organisatie, de contactpersoon met de EPD/ECD leverancier, en (als aanwezig) het verpleegkundige of verzorgende invloedorgaan (VAR/CNIO/VVAR etc).

Hoe bepaal ik met wie we het beste kunnen samenwerken?

Een goede leidraad hiervoor kan zijn met welke organisaties jullie nu de meeste overdrachten uitwisselen.

Tips

  • Denk goed na wie de sleutelfiguren (formeel én informeel) zijn in jouw organisatie en betrek deze vanaf het begin of informeer ze regelmatig.
  • Bedenk welke rol je zelf wil innemen en hoeveel tijd je hiervoor hebt.
  • Bedenk hoe je met andere organisaties wilt samenwerken en plan vaste periodieke overlegmomenten in met alle betrokkenen.
  • Gebruik de demo eOverdracht van verpleeghuis naar ziekenhuis en de demo eOverdracht van ziekenhuis naar verpleeghuis om collega's duidelijk te maken waar het om gaat.

2. Realiseren

In de vorige fase heb je al veel voorwerk gedaan. De projectleider heeft een projectteam samengesteld en een projectplan gemaakt. Na goedkeuring van dit plan binnen de organisatie kan het project van start gaan. En kun jij verder met de vervolgstappen van de implementatie van de eOverdracht. 

Stappen

In deze fase ga ervoor zorgen dat je daadwerkelijk gaat werken met de eOverdracht. Je kunt hiervoor de volgende stappen doorlopen.

 

  1. Je bepaalt wat de belemmerende en bevorderende factoren zijn en kiest op basis daarvan samen met de projectleider de implementatiestrategie voor jouw organisatie.
  2. Je bespreekt met de projectleider wat een goed moment is voor collega's om de e-learning eOverdracht te doorlopen. Daarnaast bekijken jullie welke ondersteuning nodig is om iedereen op hetzelfde kennisniveau te krijgen over de eOverdracht. 
  3. Je onderzoekt wat nodig is om je collega’s in het ECD / EPD met de eOverdracht te laten werken en levert input voor het samenstellen van een specifieke ECD / EPD-training.
  4. Afhankelijk van wanneer eOverdracht daadwerkelijk beschikbaar is in het ECD / EPD maak je samen met de projectleider een planning om je collega’s te trainen. 
  5. Je adviseert de projectleider over een haalbare datum vanaf wanneer iedereen volgens de eOverdracht werkt.
  6. Bepaal met je zorginhoudelijke werkgroep hoe jullie het ambassadeurschap richting collega's gaan vormgeven.
  7. Zorg samen met de projectleider voor een officiële feestelijke start van de eOverdracht.

Wat doe jij en wat mag je van anderen verwachten?

Zorg dat jij je collega's blijft meenemen in de nieuwe manier van werken en bedenk hier een aanpak voor. Kun je bijvoorbeeld gebruik maken van bestaande netwerken? Maak met de projectleider een realistische planning voor de implementatie. Je mag van de projectleider verwachten dat die je op de hoogte houdt van de voortgang van het project. 

Veelgestelde vragen

Wat kan ik gebruiken om mijn collega’s te informeren?

Maak gebruik van bestaande communicatiemiddelen die logisch in de werkwijze van je collega’s passen. Dan lijkt het ook niet wéér een nieuwe ontwikkeling.

Hoe houd ik de interesse vast van collega’s?

Maak tastbaar wat het oplevert om met de eOverdracht te werken, door bijvoorbeeld een maand lang bij te houden wat het je in tijd oplevert. Ook kun je een collega in een interview laten vertellen wat de voordelen zijn.

Hoe kan ik collega's kennis laten maken met het onderwerp eOverdracht?

Om alle verpleegkundig specialisten, verpleegkundigen en verzorgenden in je organisatie te informeren over wat eOverdracht is, kun je gebruikmaken van de e-learning eOverdracht. Deze is gratis beschikbaar op deze website. Zorg er daarbij wel voor dat de timing goed is en dat er dus niet een te lange periode zit tussen het aanbieden van de e-learning en de daadwerkelijke implementatie van eOverdracht. 

Naar de e-learning eOverdracht

Tips

  • Blijf aan iedereen uitleggen wat de voordelen zijn van eOverdracht.
  • Blijf geduldig bij weerstand en haal hier tips uit voor verdere verbetering.


Tips van Renaldo Secchi (CNIO) en Whitney Wolfs (Verpleegkundige en Unitleider) in het Maastricht UMC+

  • Blijf vertellen waarom je het allemaal doet en wat de voordelen uiteindelijk zijn. Door goede communicatie blijven mensen betrokken en gemotiveerd. Vaker herhalen van de boodschap kan geen kwaad.
  • Zorg dat verpleegkundigen inspraak krijgen en mee kunnen denken over de inhoud van het systeem. Zo krijg je betere oplossingen en ontstaat er ook begrip voor de veranderingen.
  • Ga het gesprek met elkaar aan over de vraag wat een verantwoorde wijze van verslaglegging is. Daarna volgt dan of je dit eenvoudiger, makkelijker of sneller kunt organiseren.
  • Probeer over de afdelingsgrenzen heen te kijken en maak werk van het vereenvoudigen en standaardiseren van werkprocessen. Kom daarbij los van de systemen en leg de focus op de data in die systemen.
  • Heb extra aandacht voor de implementatie. Het is een proces dat veel tijd en energie vraagt van alle betrokken.
  • Kijk ook eens in de Toolkit eOverdracht op de website van V&VN. Daar lees je meer informatie en handige instrumenten voor als je aan de slag wil.

 

3. Borgen

In deze fase zorg je dat de eOverdracht geborgd wordt in de organisatie. In deze fase eindigt de projectstatus en wordt de eOverdracht onderdeel van de dagelijkse praktijk. Om dit op een goede manier te doen kun je de volgende stappen doorlopen:

 

  1. Bepaal met de zorginhoudelijke werkgroep wie aanspreekpunt wordt voor het bewaken van wijzigingen in de eOverdracht en welke processen hiervoor moeten worden aangepast of ingericht.
  2. Informeer bij de projectleider welke afspraken er gemaakt zijn met de EPD/ECD-leverancier over updates.
  3. Formaliseer in samenwerking met de projectleider bovenstaande stappen in een document.
  4. Zorg dat de geleerde lessen met betrekking tot de zorginhoud een plek krijgen in de organisatie.
  5. Onderhoudt contact met de organisaties waarmee je gegevens uitwisselt.
  6. Voer halfjaarlijks een controle uit of de gekozen processen nog steeds de juiste zijn. Stel deze bij waar nodig.

Wat doe jij en wat mag je van anderen verwachten?

Je bent en blijft ambassadeur van de eOverdracht binnen je organisatie. Je koppelt periodiek informatie en updates van de eOverdracht terug aan je collega's. Ook onderhoud je contact met de organisaties waarmee je gegevens uitwisselt. De projectleider zorgt voor een goede afronding en overdracht van het project aan de organisatie. Van ICT mag je verwachten dat zij je op de hoogte houden van technische updates in de standaard. Van de organisatie mag je verwachten dat er voldoende tijd is om mee te blijven denken over nieuwe ontwikkelingen.

Veelgestelde vragen

Hoe blijf ik op de hoogte van wijzigingen in de Informatiestandaard?

Er zijn verschillende releases van de Informatiestandaard. De laatste versie van de Informatiestandaard vind je altijd op de website van Nictiz.

Tips

  • Zorg dat de eOverdracht blijft leven en deel regelmatig informatie uit de evaluatie.
  • Vraag regelmatig aan je collega’s wat zij van de nieuwe werkwijze vinden en of zij verbeterpunten hebben.