Bestuurders

Fase 1: Voorbereiden

In deze fase onderzoek je of de organisatie klaar is voor het implementeren van de eOverdracht. Een mooi hulpmiddel hierbij is de Zelfscan eOverdracht. Je zorgt voor een tijdelijke projectorganisatie en bekijkt of het op dit moment haalbaar is om de eOverdracht te gaan realiseren. Zo ja, dan is het eindpunt van deze fase een plan van aanpak om te gaan starten. Hiervoor kun je de volgende stappen doorlopen:

Stappen

  1. Er is een visie op digitalisering die actief gepromoot wordt binnen de organisatie.
  2. Er is duidelijkheid over het startpunt van de organisatie voor wat betreft ICT-volwassenheid (nulmeting).
  3. Er is in kaart gebracht wat het proces is van de verpleegkundige overdracht en wat hier anders/beter aan kan.
  4. Er zijn financiële middelen voor dit project opgenomen in de begroting en er is capaciteit vrijgemaakt.
  5. Er is gesproken met de ICT-leverancier(s), die bereid is/zijn om aan te haken en actief mee te werken om het project uit te voeren.
  6. Er is gesproken met de Ondernemingsraad en de cliëntenraad over het voornemen om tot elektronische gegevensuitwisseling over te gaan.
  7. Er is overeenstemming dat het uitgangspunt van het project eOverdracht het vijflagen model van Nictiz is. Dit betekent dat iedere laag van de organisatie betrokken, geïnformeerd en getraind is of wordt. Hiervoor is een duidelijk en zichtbaar mandaat van het bestuur / de directie.
  8. Er is een projectplan en een communicatieplan opgesteld.
  9. Er zijn werkgroepen ingesteld: in ieder geval één van verpleegkundigen en één van ICT-specialisten. De juiste mensen 'zijn aan boord' zij brengen gezamenlijk het proces van verpleegkundige overdracht voor de zorg en ICT in beeld.
  10. Er is regelmatig afstemming tussen vertegenwoordigers uit alle lagen van de organisatie. Zij communiceren over de voortgang naar hun collega's. (Stuurgroep, digicoaches/ambassadeurs ICT).

 

 

Wat is jouw rol en wat mag je van anderen verwachten?

Als bestuurder is het belangrijk om zicht te hebben op de randvoorwaarden en een goede projectleider te vinden. Je kunt een rol spelen in het beschikbaar stellen van tijd en geld, het (laten) aannemen van de juiste mensen voor het project en de afstemming met samenwerkingspartners in de regio en de leverancier(s). Van de projectleider mag je verwachten dat deze de mijlpalen en planning van het project in de gaten houdt. Van de zorgprofessionals mag je verwachten dat zij een actieve rol spelen in het meedenken over de inhoud. Van de ICT-professionals dat zij een actieve houding hebben en blijven afstemmen met de leverancier(s). 

 

Veelgestelde vragen

Waarom is er eOverdracht?

Bijna 52% van de (transfer)verpleegkundigen, verzorgenden en andere betrokkenen bij de verpleegkundige zorg ervaart knelpunten in de overdracht van verpleegkundige en verzorgende gegevens. Dit gaat dan om onvolledige informatie, geen overdracht beschikbaar of een onduidelijke overdracht. Daarbij mist nog 64% van de verpleegkundigen en verzorgenden essentiële informatie om het zorgproces in de nieuwe zorgsetting te kunnen continueren. 35% van de respondenten zegt een overdracht digitaal te versturen. Dit blijkt uit een onderzoek van Nictiz en V&VN onder verpleegkundigen en verzorgenden. Om de overdracht van gegevens in de zorg tussen professionals te verbeteren is eOverdracht ontwikkeld. 

Voor wie is de eOverdracht?

De eOverdracht richt zich op de uitwisseling van verpleegkundige gegevens tussen verpleegkundigen, verzorgenden en verpleegkundig specialisten en geldt voor alle sectoren. Doel is dat de gegevens als ze eenmaal vastgelegd zijn binnen en tussen zorginstellingen steeds hergebruikt kunnen worden. Dit is mogelijk doordat gegevens overal op dezelfde manier vastgelegd worden volgens de standaard.

Tips

  • Neem deel aan een spreekuur bij een van de brancheorganisaties.
  • Vraag na welke documentatie er beschikbaar is bij de bracheorganisatie waar jullie bij aangesloten zijn en gebruik deze om een visie te ontwikkelen.

 

Fase 2: Realiseren

In deze fase gaat de projectleider daadwerkelijk aan de slag met het uitvoeren van het project. Als bestuurder heb je hier zelf geen rol in. Het uiteindelijke resultaat is dat de Informatiestandaard eOverdracht gebruikt wordt door de zorgprofessionals en dat de verpleegkundige overdracht van cliënten naar een andere organisatie volledig elektronisch verloopt. 

 

 

Wat is na deze fase bereikt?

  1. Een paralleltraject van de ICT-werkgroep en werkgroep verpleegkundigen heeft geleid tot bijstelling van het zorgproces op basis van de eOverdracht.
  2. Leveranciers hebben zorginformatiebouwstenen (zibs) ingebouwd.
  3. Er heeft een audit voor certificering plaatsgevonden.
  4. Alle medewerkers kunnen met eOverdracht werken.

 

Wat is hiervoor nodig?

Zorg dat er voldoende geld en tijd in de organisatie is om het project te kunnen realiseren. Zorg voor voldoend evaluatiemomenten met de projectleider. Geef ook ruimte voor weerstand als medewerkers aan de nieuwe manier van werken moeten wennen.

 

Wat doe jij en wat mag je van anderen verwachten?

In deze fase zorg je vooral dat de projectorganisatie goed draait. Je zorgt dat je bijgepraat wordt door de projectleider en bespreekt met diegene de mijlpalen en eventuele bijsturing van het project op basis van de ervaring in de praktijk.

 

Tips

  • Blijf met samenwerkende organisaties in gesprek om de eOverdracht tot een succes te maken.
  • Heb nauw contact met de IT-leverancier(s) voor het inbouwen van de benodigde zibs.
  • Vraag na bij de Informatieveiligheidsprofessional (CISO, FG) welke acties uit de Data Privacy Impact Assessment (DPIA) zijn gekomen die opgepakt moeten worden.​ Zie hiervoor het format DPIA. Overweeg of de Kickstart IB&P kan helpen bij het waarborgen van de informatieveiligheid.
  • Zorg dat er een verwerkersovereenkomst is afgesloten met de betrokken leveranciers. Is deze er niet, laat deze dan maken. Zie hiervoor het format Verwerkersovereenkomst.

 

Fase 3: Borgen

In deze fase is het project afgerond. De eOverdracht wordt beheerd en de verdere doorontwikkeling van de eOverdracht is geborgd in de organisatie. Als bestuurder zie je hierop toe.
De volgende punten zijn daarbij van belang:

 

Stappen

  1. Het project is afgerond en overgedragen aan de organisatie.
  2. Er heeft een gezamenlijke evaluatie plaatsgevonden tussen projectorganisatie en bestuur / management.
  3. Er zijn medewerkers in de organisatie die verantwoordelijk zijn voor het kwaliteitsproces om elektronische gegevensuitwisseling goed uit te kunnen voeren (eigenaarschap en continuïteit).

 

Wat doe jij en wat mag je van anderen verwachten?

Je zorgt dat bovenstaande stappen doorlopen zijn. Je hoeft dit niet zelf te doen, maar je ziet er wel op toe dat de projectleider het beheer overdraagt aan de staande organisatie. Je ziet er op toe dat het eigenaarschap en de continuïteit geregeld en vastgelegd zijn. En dat een evaluatie is geregeld.

 

Tools

Veelgestelde vragen

Waarom is het belangrijk de eOverdracht goed te borgen?

De eOverdracht is een standaard die in ontwikkeling blijft. Het is belangrijk om te zorgen dat de laatste versie ook blijft aansluiten bij jullie organisatie en dit goed af te stemmen met de zorgprofessionals en de ICT-professionals. Zorg ook dat een PDCA-cyclus aanwezig is voor het informatiebeveiligingsproces. Denk aan een periodieke risico-analyse, een evaluatie en het bijstellen van maatregelen.​

Tips

  • Lees deze blog over borging bij project- en procesmanagement
  • Zorg voor een feestelijke maar officiële afsluiting/overdrachtsmoment van het project.
  • Onderzoek of een geautomatiseerd audit-systeem (Information Security Management System) nuttig kan zijn voor de organisatie.