Projectleiders

2. Realiseren

 

In deze fase ga je daadwerkelijk aan de slag met het uitvoeren van het project. Het uiteindelijke resultaat is dat de Informatiestandaard eOverdracht gebruikt wordt door de zorgprofessionals en de verpleegkundige overdracht van cliënten naar een andere organisatie volledig digitaal verloopt.

 

Wat doe jij en wat mag je van anderen verwachten?

Je houdt de planning in de gaten, signaleert afwijkingen ten opzichte van het plan van aanpak en zorgt voor communicatie met en tussen alle betrokkenen en voor regelmatige afstemming. Je zorgt ervoor dat alle collega's die met de eOverdracht gaan werken dezelfde basiskennis hebben over wat eOverdracht is. Je kunt hiervoor de e-learning eOverdracht gebruiken. Van de projectleden mag je verwachten dat zij je op de hoogte houden van de voortgang, dat zij eventuele knelpunten die ze tegenkomen met je bespreken en dat ze je tijdig informeren als iets uit de pas gaat lopen. Je stelt ook de begroting op en bewaakt vervolgens de uitgaven.

Tools

Veelgestelde vragen

Wanneer is het project een succes (en afgerond)?

Als het mogelijk is om tussen de deelnemende samenwerkingspartners een elektronische overdracht te kunnen doen die voldoet aan de informatiestandaard, is het project grotendeels afgerond. Het is dus ook goed om de in de eerste stap vastgestelde doelstellingen uit het projectplan zo meetbaar mogelijk te maken. Dat geldt ook voor het accepteren van eventuele afwijkingen in tijd, geld en menskracht. Benoem vooraf welke marges acceptabel zijn.

Hoe bewaak ik de planning met zoveel (externe) afhankelijkheden?

Het antwoord op deze vraag is niet zo eenvoudig. Vooraf heb je geprobeerd een zo reëel mogelijke planning te maken. In contact blijven met de verschillende stakeholders is hierin belangrijk. Waar mogelijk laat je onderwerpen parallel aan elkaar lopen en bouw je zo weinig mogelijk afhankelijkheden in. En wees scherp op de (formulering van) contractuele afspraken met de leveranciers: dat zij tijdig leveren, conform afspraak en binnen budget.

Hoe kan ik collega's kennis laten maken met het onderwerp eOverdracht?

Om alle verpleegkundig specialisten, verpleegkundigen en verzorgenden in je organisatie te informeren over wat eOverdracht is, kun je gebruikmaken van de e-learning eOverdracht. Deze is gratis beschikbaar op deze website. Zorg er daarbij wel voor dat de timing goed is en dat er dus niet een te lange periode zit tussen het aanbieden van de e-learning en de daadwerkelijke implementatie van eOverdracht.

Tips

  • Leg zo veel mogelijk vast gedurende de uitvoering van het project. Denk hierbij aan: belangrijke besluiten, bijgewerkte processen en geactualiseerd applicatielandschap (inclusief de koppelingen)
  • Maak handleidingen en ander communicatiemateriaal (filmpjes, e-learning, e.d.) voor eindgebruikers
  • Evalueer tussentijds de voortgang met betrokkenen. Meestal wordt een evaluatie van een project pas aan het einde gedaan. Ook dat is zinvol om te doen, maar door dit ook tussendoor te doen, is er nog volop mogelijkheid tot bijsturing (als dat nodig mocht zijn)
  • Zorg dat de informatieveiligheidsmaatregelen worden geïmplementeerd