Stappenplan
1. voorbereiden
Bestuurders
1. Voorbereiden
In deze fase onderzoek je of de organisatie klaar is voor het implementeren van de eOverdracht. Een mooi hulpmiddel hierbij is de Zelfscan eOverdracht. Je zorgt voor een tijdelijke projectorganisatie en bekijkt of het op dit moment haalbaar is om de eOverdracht te gaan realiseren. Zo ja, dan is het eindpunt van deze fase een plan van aanpak om te gaan starten. Hiervoor kun je de volgende stappen doorlopen:
Stappen
- 1Er is een visie op digitalisering die actief gepromoot wordt binnen de organisatie.
- 2Er is duidelijkheid over het startpunt van de organisatie voor wat betreft ICT-volwassenheid (nulmeting).
- 3Er is in kaart gebracht wat het proces is van de verpleegkundige overdracht en wat hier anders/beter aan kan.
- 4Er zijn financiële middelen voor dit project opgenomen in de begroting en er is capaciteit vrijgemaakt.
- 5Er is gesproken met de ICT-leverancier(s), die bereid is/zijn om aan te haken en actief mee te werken om het project uit te voeren.
- 6Er is gesproken met de Ondernemingsraad en de cliëntenraad over het voornemen om tot elektronische gegevensuitwisseling over te gaan.
- 7Er is overeenstemming dat het uitgangspunt van het project eOverdracht het vijflagen model van Nictiz is. Dit betekent dat iedere laag van de organisatie betrokken, geïnformeerd en getraind is of wordt. Hiervoor is een duidelijk en zichtbaar mandaat van het bestuur / de directie.
- 8Er is een projectplan en een communicatieplan opgesteld.
- 9Er zijn werkgroepen ingesteld: in ieder geval één van verpleegkundigen en één van ICT-specialisten. De juiste mensen 'zijn aan boord' zij brengen gezamenlijk het proces van verpleegkundige overdracht voor de zorg en ICT in beeld.
- 10Er is regelmatig afstemming tussen vertegenwoordigers uit alle lagen van de organisatie. Zij communiceren over de voortgang naar hun collega's. (Stuurgroep, digicoaches/ambassadeurs ICT).
Wat is jouw rol en wat mag je van anderen verwachten?
Als bestuurder is het belangrijk om zicht te hebben op de randvoorwaarden en een goede projectleider te vinden. Je kunt een rol spelen in het beschikbaar stellen van tijd en geld, het (laten) aannemen van de juiste mensen voor het project en de afstemming met samenwerkingspartners in de regio en de leverancier(s). Van de projectleider mag je verwachten dat deze de mijlpalen en planning van het project in de gaten houdt. Van de zorgprofessionals mag je verwachten dat zij een actieve rol spelen in het meedenken over de inhoud. Van de ICT-professionals dat zij een actieve houding hebben en blijven afstemmen met de leverancier(s)..
Tools
Format plan van aanpak eOverdracht voor Verpleeg- en Verzorgingstehuizen
Veelgestelde vragen
Bijna 52% van de (transfer)verpleegkundigen, verzorgenden en andere betrokkenen bij de verpleegkundige zorg ervaart knelpunten in de overdracht van verpleegkundige en verzorgende gegevens. Dit gaat dan om onvolledige informatie, geen overdracht beschikbaar of een onduidelijke overdracht. Daarbij mist nog 64% van de verpleegkundigen en verzorgenden essentiële informatie om het zorgproces in de nieuwe zorgsetting te kunnen continueren. 35% van de respondenten zegt een overdracht digitaal te versturen. Dit blijkt uit een onderzoek van Nictiz en V&VN onder verpleegkundigen en verzorgenden. Om de overdracht van gegevens in de zorg tussen professionals te verbeteren is eOverdracht ontwikkeld.
De eOverdracht richt zich op de uitwisseling van verpleegkundige gegevens tussen verpleegkundigen, verzorgenden en verpleegkundig specialisten en geldt voor alle sectoren. Doel is dat de gegevens als ze eenmaal vastgelegd zijn binnen en tussen zorginstellingen steeds hergebruikt kunnen worden. Dit is mogelijk doordat gegevens overal op dezelfde manier vastgelegd worden volgens de standaard.